8 Bearbeitungsschritte

In einem Ausschreibungsverfahren sind einige Schritte durchzuführen, von denen die wesentlichsten sind:

1. Vorbereitung (Auftraggeber)
2. Ausschreibung (Auftraggeber)
3. Erstellung von Angeboten (Unternehmer)
4. Angebotseröffnung (Auftraggeber)
5. Eignungsprüfung (Auftraggeber)
6. Angebotsprüfung (Auftraggeber)
7. Angebotsvergleich (Auftraggeber)
8. Zuschlag (Vergabe) (Auftraggeber)

In der Phase (1) Vorbereitung wird sehr häufig mangelhaft vorgegangen. Hier sind wesentliche Definitionen und Festlegungen für das gesamte weitere Verfahren vorzunehmen:

Erstellen eines Leistungskatalogs / Aufgabendefinition. Ggf. Bedarfsermittlung und -analyse.

Marktanalyse, um zu eruieren, welche Unternehmer die Leistung erbringen können

Kostenschätzung, als Voraussetzung für die Finanzierung und zur Wahl des Vergabeverfahrens. Aus diesem Grund ist eine seriöse Kostenschätzung von großer Bedeutung. Ggf. sollten dafür gesonderte ExpertInnen (Ziviltechniker) herangezogen werden.

Sicherstellung der Finanzierung!

Entscheidung für ein Vergabeverfahren und Festlegung der Entscheidungskriterien.

In der Phase (2) Ausschreibung geht es die Erstellung Ausschreibungsunterlagen und die passende Information an - potenzielle - Bewerber .

Die Phase (3) Erstellung von Angeboten- bis (4) Angebotseröffnung und -prüfung beinhaltet auch Regelungen für den Bewerber

Die Phase (5) mit der Eignungsprüfung hat zum Ziel, nur geeignete, zuverlässige und befugte Unternehmer zum Zug kommen zu lassen. →
Während Phase (6) Angebotsprüfung werden die eingelangten Angebote nach formalen Kriterien untersucht.

In der Phase des (7) Angebotsvergleichs werden die vorliegenden und geprüften Angebote von geeigneten Bietern (Bewerbern) nach den vorher definierten Kriterien gegenübergestellt um einen Bestbieter zu ermitteln.

Die Phase (8), schließlich ist der Abschluss des Vergabeverfahrens: der Zuschlag an den ermittelten Bestbieter.